Cijfers zeggen niet alles

By A. de Waal, H. Bulthuis

Een van de belangrijkste middelen die u als manager helpen bij het besturen van een onderneming is de informatievoorziening. Een goede informatievoorziening informeert u niet alleen over de lopende gang van zaken maar ook over op handen zijnde veranderingen in de interne en externe omgevingen. Daarnaast helpt het u bij het opsporen van oorzaken die ten grondslag liggen aan verandering. Helaas ligt het accent van de informatievoorziening binnen bedrijven meestal op de externe rapportage, die bestemd is voor onder andere aandeelhouders en banken. De interne informatievoorziening, met als voornaamste exponent de managementrapportage, krijgt helaas vaak te weinig aandacht.

In dit boek wordt een aantal methodes beschreven, waarmee u zelf de interne informatievoorziening kunt verbeteren. Met behulp van een verbeterde informatievoorziening zult u in staat zijn uw bedrijf beter te leiden en te besturen.

Het boek is als volgt opgebouwd:

Hoofdstuk 1 – INLEIDING
In de inleiding wordt de structuur van het boek toegelicht.

Hoofdstuk 2 – FINANCIELE CIJFERS ALLEEN ZIJN ONVOLDOENDE
De omgevingen van bedrijven veranderen voortdurend. Om te kunnen overleven moet een onderneming zich sneller aanpassen aan deze veranderingen dan de concurrenten dat kunnen. Het is de taak van het management dit aanpassingsproces te sturen en te controleren. Een van de sturingsmiddelen is een goede informatievoorziening.In dit hoofdstuk worden de problemen behandeld die managers hebben met de huidige informatievoorziening. Een korte introductie wordt gegeven van methodes die deze problemen kunnen verhelpen.Daarna wordt het voorbeeldbedrijf Handy & Trendy B.V. voorgesteld. In het boek wordt dit bedrijf gevolgd op de tocht naar betere managementinformatie.

Hoofdstuk 3 – PRAKTISCHE ONTWIKKELING VAN KRITISCHE SUCCESFACTOREN EN PRESTATIE-INDICATOREN
Om een volledig beeld te krijgen van de bedrijfsprestaties hebben managers in toenemende mate behoefte aan niet-financiële cijfers naast de reguliere financiële rapportage. Een effectieve methode om niet-financiële cijfers te krijgen is de ontwikkeling en toepassing van kritische succesfactoren en prestatie-indicatoren. Deze indiceren en meten juist die operationele elementen uit de bedrijfsvoering die kritisch zijn voor het succes van de onderneming. Succes is hierbij gedefinieerd als de mate waarin de onderneming er in slaagt haar doelstellingen te realiseren. Helaas verloopt de invoering van kritische succesfactoren en prestatie-indicatoren vaak niet probleemloos.In dit hoofdstuk wordt een praktische methode behandeld om kritische succesfactoren en prestatie-indicatoren efficiënt en snel te ontwikkelen en in te voeren.

Hoofdstuk 4 – SYNDICATOREN
Door de voortdurende druk om snel te reageren of, zo mogelijk, te anticiperen op marktontwikkelingen, gekoppeld aan de trend naar vermindering van het aantal managementlagen in een bedrijf, worden teamwork en samenwerking tussen afdelingen steeds belangrijker om als organisatie flexibel en slagvaardig te worden en te blijven. Het management zou graag een middel in handen willen hebben om de samenwerking te kunnen meten en volgen.In dit hoofdsuk wordt het concept van de kritische succesfactoren gebruikt kan worden om de samenwerking, en daarmee de synergie, tussen (groepen) mensen te meten.

Hoofdstuk 5 – TOEKOMST- EN ACTIEGERICHTE RAPPORTAGE
Het ontwikkelen van kritische succesfactoren en prestatie-indicatoren is de eerste stap in het verbeteringsproces van de managementrapportage. De tweede stap is de verbetering van de rapportageset zelf, door deze meer actie- en toekomstgericht te maken. Met een dergelijke rapportage wordt het voor de manager beter mogelijk te anticiperen op toekomstige ontwikkelingen en tijdig actie te ondernemen. In dit hoofdstuk wordt een methode geintroduceerd die strategie, realisatie en/of bijstelling van doelstellingen en actieplannen combineert in één rapportageset. De in hoofdstuk drie ontwikkelde kritische succesfactoren en prestatie-indicatoren worden gebruikt om een voorbeeldrapportage voor Handy & Trendy te ontwikkelen.

Hoofdstuk 6 – DE TRANSPARANTE ORGANISATIE
Met het invoeren van kritische succesfactoren en actiegerichte rapportage wordt de rapportage die het management krijgt verbeterd. Naast de formele rapportage bestaan ook andere informatiekanalen binnen een bedrijf, zoals overlegstructuren, mondelinge overdracht, bedrijfsmagazines en dergelijke. Het is zaak ervoor te zorgen dat de juiste informatie gegenereerd wordt en ook beschikbaar komt in al deze informatiekanalen. In dit hoofdstuk wordt aangetoond hoe, door het transparant maken van de organisatie, de condities worden gecreëerd voor een goede en efficiënte informatie-uitwisseling.

Hoofdstuk 7 – TECHNISCHE HULPMIDDELEN
Geen enkel bedrijf kan tegenwoordig zonder automatisering. Daarom vormt technische ondersteuning een belangrijk onderdeel in het verwezenlijken van een verbeterde informatievoorziening. In dit hoofdstuk worden een aantal (technische) rapportage- en automatiseringshulpmiddelen behandeld waarmee een organisatie kritische succesfactoren en prestatie-indicatoren kan formuleren en in een actiegerichte rapportage kan opnemen. Ook wordt de rol behandeld die Executive Informatie Systemen kunnen spelen in de informatievoorziening.

Hoofdstuk 8 – AAN DE SLAG!
Om het verbeteringsproject van de informatievoorziening succesvol te laten verlopen is een gestructureerde aanpak cruciaal. In dit hoofdstuk wordt een schematisch overzicht gegeven, aan de hand waarvan een organisatie zelf het verbeteringsproject kan starten.